Télétravail : combien de licences faut-il réellement acheter ?

Par utilisateur ou par appareil : tout découle de là

Les licences modernes se comptent le plus souvent par utilisateur : la même personne peut installer le logiciel sur son poste de bureau et sur son portable, tant qu'elle est seule à l'utiliser. Les licences anciennes, dites perpétuelles, sont au contraire attachées à un appareil : deux machines, deux licences. Avant d'acheter, la première question n'est donc pas « combien de postes ? » mais « quel mode de licence ? ».

Les cas fréquents, tranchés

• Un salarié, un portable et un poste fixe — une seule licence par utilisateur suffit dans la plupart des abonnements.
• Un poste partagé par trois personnes en rotation — avec une licence par utilisateur, il faut en principe couvrir chaque personne ; une licence par appareil est ici plus économique.
• Un salarié qui utilise son ordinateur personnel — la licence professionnelle de l'entreprise couvre l'usage professionnel ; mais la sécurité du poste, elle, n'est pas couverte pour autant.
• Un stagiaire présent trois mois — privilégiez un abonnement mensuel résiliable plutôt qu'un engagement annuel.

Le poste personnel, angle mort du télétravail

Donner accès à la messagerie et aux fichiers de l'entreprise depuis une machine familiale non protégée revient à étendre le réseau de la société à un environnement que personne ne contrôle. Deux mesures simples suffisent le plus souvent : la double authentification sur les accès, et une protection gérée installée sur le poste, même personnel. Voir notre guide sécuriser le télétravail.

Comment éviter de payer en trop

1. Faites la liste des utilisateurs, pas des machines.
2. Distinguez ceux qui ont besoin des applications installées de ceux qui travaillent dans le navigateur.
3. Reprenez les comptes des salariés partis : la licence se réattribue, elle ne se rachète pas.
4. Revoyez cette liste une fois par an, idéalement au moment du renouvellement.

Nous réalisons gratuitement cette revue pour nos clients avant chaque renouvellement : demandez-la.