Inventaire des licences logicielles : se préparer à un audit de conformité

Une question simple, rarement résolue

Combien de licences Windows, Office, Adobe ou AutoCAD votre entreprise possède-t-elle, et combien de copies sont réellement installées ? Dans la plupart des PME, personne ne peut répondre avec certitude. Les achats se sont faits au fil des recrutements, par différents fournisseurs, parfois avec la carte bancaire d'un salarié. Les postes ont été réinstallés, prêtés, remplacés. L'écart entre ce qui est acheté et ce qui est utilisé s'est creusé sans que personne ne le voie.

Pourquoi s'en soucier

• Les audits d'éditeurs : les grands éditeurs peuvent demander à vérifier l'utilisation de leurs logiciels. Un écart constaté se régularise au prix fort, souvent sans remise.
• Les marchés publics et les grands comptes, qui demandent de plus en plus la preuve que les logiciels utilisés sont licenciés. Voir notre article sur les marchés publics.
• La sécurité : une copie non licenciée ne reçoit souvent pas les mises à jour, et provient parfois de sources douteuses. Nous en détaillons le coût réel.
• Les économies : l'inventaire révèle aussi des abonnements payés pour des salariés partis ou des logiciels jamais utilisés.

Dresser l'inventaire en quatre étapes

1. Recenser ce qui est installé

Un outil d'inventaire automatique, souvent inclus dans la console antivirus de l'entreprise, liste les logiciels et leurs versions sur chaque poste. C'est plus fiable et plus rapide qu'un tour des bureaux.

2. Rassembler les preuves d'achat

Factures, contrats, portails d'administration des éditeurs (Microsoft, Adobe, Autodesk), certificats de licence : tout ce qui prouve un droit d'utilisation. Une licence sans facture est difficile à défendre lors d'un audit.

3. Comprendre ce que chaque licence autorise

Une licence OEM est liée à la machine, une licence en volume suit les règles d'un contrat, un abonnement est attaché à un utilisateur. Windows Server demande en plus des licences d'accès client. Ces règles déterminent si une installation est conforme. Voir licences OEM, Retail et volume et licences Windows Server et CAL.

4. Comparer et corriger

Le tableau final met face à face installations et droits, logiciel par logiciel. Trois actions en découlent : désinstaller ce qui ne sert pas, réaffecter les licences inutilisées, acheter ce qui manque.

Garder l'inventaire à jour

Un inventaire n'a de valeur que s'il est tenu. Centralisez les achats, conservez les factures dans un dossier unique, et intégrez l'attribution et la récupération des licences aux procédures d'arrivée et de départ des salariés. Une revue annuelle suffit ensuite à rester en règle.

Se mettre en conformité avec nous

Nous aidons les entreprises marocaines à rapprocher leurs installations de leurs licences, puis fournissons ce qui manque en dirhams, avec facture TVA marocaine, déductible. Voir notre guide sur l'achat de logiciels avec facture, ou contactez-nous pour faire le point.